Brazilian health insurance company, UNIMED implemented DocuWare to digitally manage 1.3 million patient accounts and over 1.8 million pages of information a month. Utilizing advanced technology, UNIMED was able to digitize and microfilm records simultaneously, meeting federal record retention laws. The new system eliminated courier costs, reduced duplicate procedures and improved billing practices resulting in a Return on Investment in less than one year.

Company

UNIMED, the largest health insurance company in the south of Brazil, has 30 offices throughout the state of Rio Grande de Sul, spread out over 800 km.  Each UNIMED in-network physician is a part-owner of the UNIMED Federation, so the doctor’s have a vested interest in the efficient operation of the organization as a whole.  Each office operates as if it were a separate company; however documentation is shared among all offices.

Documents

UNIMED maintains volumes of documents including medical records, hospital charges, doctor statements and more. In Brazil, the original document cannot leave the office of origin, so copies of patient records and bills are sent back and forth between offices for processing ever 15 days.  This exponentially increased the number of documents UNIMED maintained and resulted in multiple copies of the same information at several different locations.

Work Process

When a patient visits an in-network UNIMED physician the medical records and billing documents are processed and stored at the local UNIMED office. If a patient seeks a second opinion or chooses to see a UNIMED doctor in another city, the two offices must bill each other for the visit. Because transferring and maintaining documents is such a large complex process, when patients get a second opinion many of the test are repeated two-three times since the original test results are not easily available to the second physician. This phenomenon was a drain on the organization’s bottom line, efficiency and contributed to the huge amount of records UNIMED needed to maintain.

Solution Requirements

UNIMED knew that they needed to implement a digital document management system in order to control costs and improve service to their patients. Brazilian Federal Law 5433 from 1968, regulated by decree number 1799 made in 1996, required that all paper documents must be microfilmed in order to be destroyed. To eliminate their reliance on paper records, move to a digital information system and improve their work processes, UNIMED needed an efficient way to microfilm and digitize records simultaneously.

After evaluating several systems and vendors, UNIMED choose to work with MGS, an Authorized DocuWare Partner, and implemented DocuWare because it was a robust solution proven to work with high volumes of documents.

Solution

Using a unique hybrid imaging solution, each of UNIMED’s 30 offices captures information with a Kodak camera i9610 to produce digital images which are then used to create archival microfilm without manual assistance. The digital information is indexed and stored on a secure sever managed by Brasil Telecom, a communication services provider.  Using DocuWare’s AUTOINDEX module, the microfilm location number such as: Roll 22 Frame 75, is automatically added to each image as an index term. Each of the 30 offices has round the clock access to the knowledge stored electronically in DocuWare and can search and view documents online as needed. The microfilm copy of the records is stored at a central location.

DocuWare’s strong security features allow UNIMED to set access rights and maintain patient privacy while providing physicians with an efficient, easy way to share test results and other records. With 30 offices each scanning 3,000 pages per day, UNIMED electronically processes over 1.8 million pages per month. Each night the server synchronizes the information providing each office access to complete documentation.

"DocuWare's document management system is helping us to daily control the medical expenses of our health insurance plan, it’s been a fundamental tool in managing our whole operation."

Dr. Paulo Gonçalves,

 IT Director,

UNIMED

Benefits in Detail

Patient Benefits

Patient confidence in their local physician has improved now that their complete medical record is instantly available the moment they walk in the clinic door.

The privacy of over 1.3 million patient accounts is managed with DocuWare’s strong security and access features providing peace of mind for both physicians and patients alike. In general, each office can only view patient files that originated at their branch unless other permissions have been granted.

Physician/Office Benefits

As a result of implementing DocuWare, patient care has improved because primary care physicians can choose to share test results and other information with another physician offering a second opinion.

Secure medical records help physicians meet medical record retention laws requiring hospital records to be kept until 20 years after death. Physicians can be prosecuted if they do not maintain medical files but thanks to DocuWare, files will be available well into the future helping to avoid legal action.

In-network UNIMED physicians that operate their own clinics can store patient information in UNIMED’s DocuWare system without incurring any costs. This financial incentive to physicians assures medical records are in one place regardless of origin and speeds the medical billing process.

Eliminating physical paper files at each location has provided more space for offices and patient exam rooms allowing expansion without additional costs.

Corporate Benefits

The cost savings resulting from eliminating document shipping costs alone, has allowed UNIMED to see a Return on Investment, in less then one year.  Significant cost savings have resulted from the elimination of duplicate procedures and the ability to track the distribution of expensive medications. With DocuWare in place, Accounts Receivable have decreased by 14 days now that information is exchanged between offices daily. All of these cost factors combined are improving UNIMED’s bottom line.

Additionally, external audit costs have decreased since auditors can be given a user ID which provides access to information right from their own office, thus eliminating the ‘each location’ fee. As another benefit, UNIMED can track which documents the auditor reviews and use this information to improve their processes.

 “Providing 30 offices in different cities with up-to-date documents is a huge task by itself, but when UNIMED decided to capture documents daily from each location where they are generated, only a robust and stable software solution could do the job. The choice for DocuWare was an easy and efficient answer for a 1.8 million documents per month project, allowing users to access the information through the Web from any location," said Mr. Marcelo Streck of MGS, the Authorized DocuWare Partner.

The success of DocuWare for the Federation of UNIMED in Grande Rio de Sul has inspired other UNIMED Federations to adopt the system. Today the 30 offices in Grand Rio de Sul can efficiently exchange information with 17 offices that make up the Sao Paulo UNIMED Federation. Other UNIMED Federations are examining the solution. If adopted, a document exchange process would be possible between each Federation across Brazil.

Implementing DocuWare brought so many easily identifiable benefits to UNIMED that it was recognized by The National Center for the Development of Information Management (CENADEM) for its unique hybrid electronic document management solution.

Dr. Paulo Gonçalves, IT Director for UNIMED said, "DocuWare's document management system is helping us to daily control the medical expenses of our health insurance plan, it’s been a fundamental tool in managing our whole operation."

Tasks

Improve billing & information exchange between offices

Reduce costs and inefficiencies of a paper system

Go digital while meeting federal law requiring microfilming

Avoid duplicate medical procedures

The Benefits

Digitized and microfilmed records simultaneously without intervention

Inter-office sharing of patient information

Time to invoice reduced to one day

Eradicated massive paper archives and improved record security

Legal litigation avoided with secure digital archive in place

Appointed Modules

ACTIVE IMPORT

AUTOINDEX

INTERNET-SERVER

RECOGNITION 

La compañía de seguros de salud Brasileña,  UNIMED implementó  DocuWare  para administrar digitalmente los 1.3 millones de expedientes de pacientes y más de 1.8 millones de páginas de información mensuales. Al utilizar tecnología avanzada, UNIMED fue capaz de digitalizar y microfilmar los registros de manera simultánea, cumpliendo  con las leyes de retención federales. Éste nuevo sistema elimina los costes de mensajería, reduce los procedimientos duplicados y mejora las prácticas de cobranza resultando en un retorno de la inversión en menos de un año.

Compañía

UNIMED, la compañía de seguros de salud más grande en el sur de Brasil, tiene 30  oficinas en el estado de Rio Grande de  Sul, diseminadas en cerca de 800 kilómetros. Cada red  de médicos de UNIMED es en parte propiedad de la Federación  UNIMED, de manera que los doctores tienen enorme interés en que  toda la organización opere con eficiencia. Cada oficina opera como si fuera una compañía independiente; sin embargo toda la documentación es compartida entre todas las oficinas.   

Documentos

UNIMED mantiene un gran volumen de documentos que incluyen expedientes médicos, cargos de hospitales, declaraciones de los médicos y más. En Brasil, los documentos originales no pueden ser retirados de la oficina de origen, así que copias de expedientes de pacientes y facturas son enviados entre las oficinas para ser procesados cada 15 días. Este procedimiento  incrementó exponencialmente el número de documentos que UNIMED mantenía y resultó en múltiples copias de la misma información en diferentes oficinas.

Proceso de Trabajo

Cuando un paciente visita a  un médico de la red de  UNIMED  los expedientes médicos y documentos de cobranza son procesados y almacenados en la oficina local de UNIMED. Si el paciente busca una segunda opinión o elige visitar a otro doctor de UNIMED de otra ciudad, las dos oficinas deben de cobrarse mutuamente por la visita. Debido a que la transferencia y mantenimiento de documentos es un proceso tan largo y complejo cuando los pacientes obtenían una segunda opinión muchos de los análisis eran repetidos dos o tres veces ya que los resultados de los análisis originales no estaban disponibles para el segundo médico. Este fenómeno era un lastre para la organización, la eficiencia y contribuía a la enorme cantidad de registros que UNIMED necesitaba mantener.

Requerimientos para una Solución

UNIMED sabía que necesitaba implementar un sistema digital  para poder controlar los costes y mejorar el servicio a sus pacientes. La ley federal de Brasil  5433 de 1968, regulada por el decreto número  1799 con fecha de  1996, requiere que todos los  documentos sean microfilmados para poder ser destruidos.  Para eliminar la dependencia a los registros en papel, el migrar hacia un sistema de información digital y mejorar el proceso de trabajo, UNIMED necesitaba una manera eficiente de microfilmar y digitalizar los registros simultáneamente.  

Después de evaluar diversos sistemas y proveedores, UNIMED eligió trabajar con MGS, un socio autorizado de DocuWare, e implementó DocuWare porque es una solución robusta que ha probado su capacidad de trabajo con grandes volúmenes de documentos.

Solución

Utilizando una solución híbrida única, cada una de las 30 oficinas de UNIMED capturó la información con una cámara Kodak  i9610  para producir las imágenes digitales y después utilizarlas para crear el archivo de microfilm sin necesidad de asistencia. La información digital es anexada y almacenada en un servidor de seguridad administrado por Brasil Telecom, un proveedor de servicios de telecomunicaciones. Al utilizar el módulo de AUTOINDEX  de DocuWare, el número de localización del microfilm, por ejemplo Rollo 22 cuadro 75, es anexado de manera automática a cada imagen como índice. Cada una de las 30 oficinas tiene acceso completo a los documentos almacenados de manera electrónica en DocuWare  y pueden buscar y ver los documentos que requieran en línea. La copia microfilmada de los registros está almacenada en una oficina central.

La gran seguridad de DocuWare permitió a UNIMED establecer derechos de acceso y mantener la privacidad de los pacientes  al mismo tiempo que proporcionaba a los médicos  una manera sencilla y eficiente de compartir los expedientes de los pacientes y los resultados de los análisis. Con 30 oficinas escaneando 3,000 páginas diarias, UNIMED procesa electrónicamente más de 1.8 millones de páginas al mes. Cada noche el servidor sincroniza la información proporcionada por cada oficina para completar la información.

"El sistema de administración de documentos DocuWare nos está ayudando a controlar los gastos médicos  de nuestro plan de seguro de salud todos los días, ha sido una herramienta fundamental en la administración de toda  nuestra operación."

Dr. Paulo Gonçalves,

 Director de Sistemas,

UNIMED

Beneficios en Detalle

Beneficios de los Pacientes

La confianza de los pacientes en su médico local  ha mejorado ahora que su expediente médico está disponible al momento que cruzan la puerta de la clínica.

La privacidad de más de 1.3 millones de cuentas de los clientes esta administrada con la fuerte seguridad de DocuWare y accedan a funcionalidades que otorgan paz tanto a los médicos como a los pacientes. En general, cada oficina puede ver solo los archivos que se originaron en esta  a menos que tengan otros permisos otorgados.

Beneficios de los Médicos/Oficinas

Como resultado de la implementación de DocuWare, el cuidado al paciente ha mejorado porque los médicos de atención primaria  pueden elegir compartir los resultados de los análisis y otra  información con otros médicos que ofrecen una segunda opinión.

Los registros de seguridad médica ayudan a los doctores a cumplir con las leyes de retención de registros médicos que requieren que estos sean guardados hasta 20 años después de la muerte del paciente. Los médicos pueden ser procesados si no mantienen los archivos médicos, pero gracias a DocuWare, los archivos estarán disponibles en el futuro ayudando a evitar cualquier acción legal.

Los médicos de la red de  UNIMED  que operan sus clínicas propias pueden almacenar información de los pacientes en el sistema DocuWare de UNIMED sin incurrir en ningún costo. Este incentivo financiero a los médicos asegura que los expedientes médicos estén en un solo sitio sin importar el origen y acelera el proceso de cobro médico.

El eliminar los archivos físicos en cada oficina ha proporcionado un mayor espacio para oficinas y consultorios para pacientes permitiendo crecer sin mayores costes.

Beneficios del Corporativo

El ahorro de eliminar los costes de mensajería de documentos, ha permitido a UNIMED ver un retorno de su inversión en menos de un año. Ha resultado significativa la disminución de los costes por la eliminación de la duplicación de procedimientos y de la capacidad de encontrar la distribución de medicamentos costosos. Con DocuWare funcionando, las cuentas por cobrar han disminuido en 14 días ya que la información entre oficinas es intercambiada todos los días. Todos estos factores de costo combinados están mejorando a UNIMED desde la raíz.

Adicionalmente, los costes de auditoría externa han disminuido ya que los auditores pueden recibir un ID de usuario para acceder a la información desde su propia oficina, eliminando así la “tarifa de cada oficina”, otro beneficio es que, UNIMED puede rastrear cuales documentos revisa el auditor y usar esta información para mejorar su proceso.  

 “Proporcionar a 30 oficinas en diferentes ciudades con documentos actualizados es una tarea inmensa, pero cuando UNIMED decidió capturar los documentos de cada oficina todos los días, solo una solución de software robusta y estable podría llevar a cabo esta tarea. La elección de DocuWare fue una respuesta fácil y eficiente para un proyecto de 1.8 millones de documentos al mes, permitiendo a los usuarios acceder  a la información a través de la Web en cualquier lugar” menciona el Sr. Marcelo Streck de MGS, el Socio Autorizado de DocuWare.

El éxito de  DocuWare para la Federación UNIMED en Grande Rio de Sul ha inspirado a otras Federaciones de  UNIMED  a adoptar este sistema. Hoy en día las 30 oficinas de  Grand Rio de Sul  pueden intercambiar eficientemente información con 17 oficinas que forman la Federación UNIMED de Sao Paulo. Otras federaciones de UNIMED están examinando la solución, si es adoptada, un proceso de intercambio de documentos estará disponible entre cada una de las  Federaciones  en todo Brasil.

La implementación de DocuWare  brindó tantos beneficios fácilmente identificables para UNIMED que fue reconocido por el Centro Nacional de Desarrollo y Manejo de la Información (CENADEM) por su solución de administración de documentos híbrida  electrónica única.  

El Dr. Paulo Gonçalves, Director de Sistemas de  UNIMED menciona, "El sistema de administración de documentos DocuWare nos está ayudando a controlar los gasto médicos  de nuestro plan de seguro de salud todos los días, ha sido una herramienta fundamental en la administración de toda  nuestra operación."

Tareas

Mejorar la cobranza e intercambio de información entre oficinas

Reducir costes e ineficiencias de un sistema de papeles

Ser digitales al mismo tiempo que se cumple con el requerimiento de la ley federal de tener los documentos microfilmados

Evitar duplicar los procedimientos médicos

Los Beneficios

Registros digitalizados y microfilmados simultáneamente sin intervenir en el intercambio de información entre oficinas de los expedientes médicos  

Tiempo de facturación reducido a un día

Erradicación de archivos masivos de papel y mejora de la seguridad de los registros

Evitar litigios legales con archivos digitales seguros.

Módulos Fijos

IMPORTACION ACTIVA

AUTOINDEX

SERVDOR DE INTERNET

RECONOCIMIENTO